Качество и последовательность внутрикомандной коммуникации могут изменить ваш бизнес к лучшему или к худшему. Благодаря более плавным и четким формам взаимодействия члены вашей команды будут более эффективно сотрудничать и повышать общую производительность. С ошибками во времени, формулировках и ясности вся ваша работа может рухнуть.
Какие шаги вы можете предпринять, чтобы улучшить взаимодействие внутри команды?
Диагностика потенциальных проблем
Первое, что вы должны сделать, это найти время, чтобы диагностировать потенциальные проблемы.
Замечали ли вы, что в вашей организации что-то идет не так, что может быть связано с неэффективностью коммуникации? Есть ли измеримая метрика, которая снизилась из-за определенного типа проблемы со связью? Если это так, это ваш шанс применить конкретные исправления к любой проблеме, которая вас беспокоит.
Например, если вы заметили увеличение оттока клиентов, это может быть признаком того, что ваши агенты по обслуживанию клиентов не понимают своих обязанностей или неадекватно обрабатывают сообщения службы поддержки клиентов.
Пересмотр ваших сценариев, СОП, протоколов собраний команды и других внутренних сообщений отдела обслуживания клиентов может помочь решить эту проблему.
Установите сильных лидеров
Сознательно ли это, бессознательно или сочетание того и другого, люди склонны подражать стилю и подходу своих лидеров.
Соответственно, стоит установить сильное лидерство в вашей организации, чтобы установить стандарт для эффективного общения. Если ваши руководители постоянно общаются, и они общаются ясно и лаконично, они подадут мощный пример, которому смогут последовать все остальные ваши сотрудники.
Здесь вам могут помочь два подхода
- Вы можете отдавать предпочтение эффективным коммуникаторам при рассмотрении вопроса о продвижении по службе и при найме новых кандидатов на руководящие должности. Если кто-то последовательно предлагает ясность и целенаправленный обмен сообщениями, у него должно быть больше шансов занять руководящую должность, чем у менее эффективного коллеги.
- Вы можете предоставить больше обучения и образования вашим существующим лидерам. Курсы и семинары по коммуникации, наряду с целенаправленной практикой, могут превратить практически любого человека в эффективного коммуникатора.
Создайте несколько каналов связи (и используйте их надлежащим образом)
Используйте множество различных каналов связи. Разные каналы связи имеют разные сильные и слабые стороны и могут использоваться в разных контекстах для лучшего общения.
Если все эти инструменты доступны вашим сотрудникам, и они знают, как использовать каждый из них в полной мере, ваши внутренние коммуникации будут намного сильнее.
Цифровые вывески
С помощью программного обеспечения для цифровых вывесок вы можете отображать практически любые визуальные или текстовые элементы, а также чередовать различные сообщения на своих цифровых вывесках. По всему офису ваши экраны могут постоянно отображать напоминания, рекомендации о текущих условиях, инструкции, обновления и многое другое. Это простой способ получить все на рабочем месте на одной странице.
Эл. адрес
Электронная почта — одна из самых распространенных форм общения на рабочем месте, потому что она постоянная, мгновенная и письменная. Однако это не лучшая платформа для постоянного диалога и не идеальная для выражения сложных идей.
Чат
Платформы чата позволяют легко задавать быстрые вопросы и получать удовольствие от взаимного диалога, но они также могут отвлекать. Никто не хочет, чтобы его целый день втягивали в чаты, но это эффективный инструмент общения, когда вы используете его на полную катушку.
Звонки/видеоконференции
Звонки и видеоконференции хороши для координации множества разных людей и ведения сложных диалогов. Однако они, как правило, отнимают много времени и могут быстро выйти из строя, если у вас слишком много участников. Их следует использовать экономно и с преднамеренностью.
Социальные медиа
Даже социальные сети имеют место в вашей стратегии внутренних коммуникаций. При правильном использовании они могут способствовать укреплению связей между вашими сотрудниками и обеспечивать неформальный и простой способ связаться с кем-либо.
Создавайте согласованные рабочие процессы для управления проектами и задачами.
Как люди должны сообщать о проектах высокого уровня и задачах низкого уровня?
Например, есть ли шаблон, который вы можете использовать для описания проекта? Кто отвечает за информирование о деталях проекта? Когда сотрудник завершает задачу, какую информацию он должен предоставить о завершении задачи?
Если у вас нет четких рабочих процессов и протоколов для управления проектами и задачами, это быстро превратится в хаос, поскольку каждый человек будет привносить в группу свой собственный стиль и подход.
Стремитесь к последовательному процессу, которому может следовать каждый.
1. Адаптируйте и обучайте новых сотрудников
Адаптация и обучение — это важная возможность научить сотрудников основам эффективной внутренней коммуникации.
Установите ожидания относительно того, когда и как они должны общаться, и рассмотрите возможность предоставления дополнительного образования и обучения всем новым сотрудникам, которые испытывают трудности.
2. Используйте тимбилдинговые мероприятия
Тимбилдинги — отличная возможность улучшить коммуникативные навыки между вашими сотрудниками.
Во время этих мероприятий сотрудникам обычно поручают какую-то соревновательную или совместную задачу, которая требует от них общения друг с другом для достижения успеха. Это отличная коммуникативная практика, которая может выявить критические недостатки. Возможно, самое главное, это дает вашим сотрудникам возможность сблизиться друг с другом и лучше узнать друг друга.
3. Используйте больше визуальных форм общения
Владение письменной речью всегда полезно, но большинство людей предпочитают визуальные формы общения.
Визуальные формы общения быстрее, проще для понимания и по большей части более интуитивно понятны. Видеть данные, визуально представленные в виде графика, гораздо проще, чем когда кто-то выдает вам кучу цифр.
Вы можете улучшить внутреннюю коммуникацию на своем рабочем месте, используя более визуальные формы коммуникации. Фотографии, иллюстрации, диаграммы и даже простые вещи, такие как выражение лица и язык тела, могут помочь донести ваши мысли.
4. Ищите возможности коучинга и обучения
Не все ваши сотрудники будут сильными коммуникаторами по умолчанию. Это совершенно нормально.
Любой может стать лучшим коммуникатором, если у него есть правильный коучинг и практика. Когда вы замечаете, что член команды отстает или испытывает трудности с определенным аспектом общения, отведите его в сторону и рассматривайте это как возможность коучинга или обучения. Что конкретно этот человек делает не так? Какие шаги они могут предпринять, чтобы сделать его лучше?
5. Распознавайте индивидуальные сильные и слабые стороны
Также важно признать, что хорошая коммуникация не является объективным универсальным стандартом. Разные люди общаются по-разному, и это вполне приемлемо.
Кто-то, кто освоил письменное слово, может испытывать затруднения в активном разговоре, в то время как беглый, красноречивый собеседник может не уметь печатать связное электронное письмо.
Часть вашей работы как лидера по связям с общественностью состоит в том, чтобы распознавать эти индивидуальные сильные и слабые стороны и учитывать их. Ставьте людей на должности, позволяющие им максимально эффективно использовать свои уникальные коммуникативные навыки, и постарайтесь помочь этим людям научиться компенсировать свои слабости.
6. Не перегружайте своих сотрудников
Важно избегать переутомления или перегрузки ваших сотрудников.
В этом руководстве есть много стратегий и инструментов, которые вы можете использовать, чтобы помочь своим сотрудникам стать лучше в общении. Однако, если вы засыпаете их новыми требованиями к общению и перегружаете обучением, скорее всего, они не приживутся.
Лучшее внутреннее общение — это то, что развивается со временем, поэтому рекомендуется делать маленькие шаги и более итеративный, прощающий подход.
7. Соберите отзывы
На всех уровнях рассмотрите возможность сбора отзывов от ваших сотрудников и руководителей групп.
В каких областях они удовлетворены внутренними коммуникациями? Какие типы внутренних коммуникаций являются частыми объектами жалоб? Таким образом, вы сможете лучше почувствовать «пульс» внутренних коммуникаций вашей организации — и вы сможете стать гораздо более целенаправленным в своей стратегии улучшения коммуникации.
Заключение
Благодаря этим стратегиям и большому терпению вы сможете увидеть устойчивые улучшения в ясности и эффективности внутрикомандных коммуникаций. Как только у вас будет прочная основа, лучшая внутренняя коммуникация, скорее всего, будет поддерживаться сама собой. Хорошие основы коммуникации станут неотъемлемой частью культуры вашей компании. Это значительно упрощает сохранение последовательности и адаптации новых членов команды.
Это не означает, что вы можете перестать обращать внимание на внутреннюю коммуникацию, но вы можете позволить себе уделить время празднованию победы.