Вы хотите, чтобы новые сотрудники были в восторге и вкладывались в вашу компанию до тех пор, пока они не появятся на работе. Действия, которые вы используете для привлечения новых сотрудников до официального приема на работу, называются предварительной регистрацией, пребордингом, предварительной адаптацией.
Эффективная программа предварительной адаптации - это первый шаг в увлекательном процессе адаптации сотрудников, который повышает энтузиазм, приверженность и удержание новых сотрудников.
Цель "Preboarding" (Пребординг)
Пребординг поможет вам привлечь новых сотрудников и воодушевить их до официальной даты начала работы с помощью:Создание связей. Вы хотите убедиться, что ваши новые сотрудники действительно "доживают" до своего первого рабочего дня(и после него). Частое общение помогает вам поддерживать прочную связь с новыми сотрудниками и помогает им быть в восторге от вашей компании и своей новой работы.
Подготовка к захватывающему первому дню. Никто не хочет тратить свой первый рабочий день на заполнение утомительной бумажной работы. Вы можете использовать предварительную регистрацию, чтобы избавиться от некоторых административных задач и подготовить почву для более увлекательного и активного первого дня, забыв о бумажной волоките.
Устранение нервотрепки. Первый рабочий день может быть нервным, если вы не знаете, чего ожидать. Предварительная регистрация может помочь эмоционально и практически подготовить новых сотрудников к началу работы, почувствовать себя своим еще до начала первого рабочего дня, получить ответы на свои вопросы.
Знакомство с культурой и ценностями компании. С самого начала выстраивайте отношения между работодателем и сотрудником, закладывая основу для ценностей вашей компании. Включите мероприятия, которые помогут новому сотруднику лучше понять вашу компанию и свое место в ней.
Рекомендации по предварительной регистрации
Предварительная регистрация, пребординг - это первый опыт работы вашего нового сотрудника в вашей компании в качестве сотрудника, поэтому очень важно создать отличное первое впечатление, чтобы правильно начать ваши отношения. Вот несколько вещей, которые следует иметь в виду, чтобы построить процесс, который кажется приятным, но не подавляющим.Позиционируйте действия как полезные, а не обязательные. Вероятно, вы платите новым сотрудникам не за то время, которое они тратят на мероприятия, предшествующие первому дню, поэтому важно правильно их сформулировать и снизить ожидания компании. Это не домашнее задание; это возможность для нового сотрудника начать процесс адаптации. Новый сотрудник все равно должен иметь возможность приступить к работе, даже если он появится в первый день, не пройдя никакой предварительной регистрации.
Упрощайте задачи. Будьте осторожны с количеством времени, которое вы просите новых сотрудников потратить на предварительную регистрацию. Возможно, они все еще работают в другом месте или имеют минимальное время, чтобы посвятить его задачам перед приемом на работу. Не просите их выполнять реальную работу, начинать проекты или выполнять письменные задания. Выполняйте задачи быстро и просто: регистрируйте аккаунты, заполняйте короткие опросы и другие простые задачи.
Сделайте это весело! Цель состоит в том, чтобы поддерживать энтузиазм у новых сотрудников, поэтому не перегружайте себя слишком скучной бумажной работой и включайтесь в увлекательные занятия. Например, некоторые компании рассылают новым сотрудникам персонализированные сувениры, такие как фирменные значки, футболки или кружки. Другие настраивают викторины или другие мероприятия.
Стандартизируйте опыт. Устоявшийся контрольный список перед приемом на работу не просто облегчает жизнь персоналу; он также гарантирует, что никакие новые задачи по найму или опыт не ускользнут. Поскольку предварительная регистрация - это удаленная работа даже для обычных компаний, мы рекомендуем создать шаблон, который вы можете настроить и разослать каждому сотруднику.
Пошаговое руководство
Ваш процесс предварительной адаптации/регистрации должен выглядеть одинаково для каждого нового сотрудника.Вот элементы, которые необходимо включить:
Приветственное сообщение
Начните процесс предварительной регистрации с дружеского сообщения, которое передает ваше волнение по поводу скорого прихода нового сотрудника. Это сообщение - ваша возможность начать выстраивать эмоциональные отношения с новым сотрудником.
Приветственное сообщение не должно исходить от отдела кадров. Новый сотрудник уже много говорил с ними. Теперь им нужно начать налаживать контакты с остальной частью компании. Попросите менеджера нового сотрудника написать сообщение или создать стандартное сообщение от генерального директора или операционного директора.
Знакомство с компанией
Создайте энтузиазм для присоединения к вашей команде, предоставив новым сотрудникам возможность поближе познакомиться с вашей компанией. Делитесь информацией о компании и ее сотрудниках.
Короткое видео о компании - отличный пример обмена информацией о корпоративной культуре в увлекательной и всеобъемлющей форме.
Дайте вашему новому сотруднику шанс познакомиться со своей командой. Делитесь письменными представлениями со своими новыми коллегами с фотографиями и краткими биографическими данными.
Вы также можете включить другую информацию о компании, например, ссылки на справочник сотрудника или интранет, руководство по льготам или организационную схему. Можно открыть доступ к учебному порталу, например, чтобы новый сотрудник смог ознакомиться с ним и знал, что вы проводите обучение сотрудников после приема на работу, и он обязательно сможет обучиться всем нюансам в простой и понятной форме.
Зарегистрируйте учебный портал для онбординга и пребординга в Onboarding.ru
Приглашение представиться
После того, как вы представили своих коллег, дайте вашему новому сотруднику возможность также представить себя.
Попросите новых сотрудников создать короткое видео об их прошлом и интересах. Затем мы делимся этим видео с их будущими коллегами, чтобы наладить некоторое взаимопонимание перед первым рабочим днем.
Вы также можете попросить новых сотрудников заполнить опрос “знакомство с вами”. Помимо основных статистических данных, таких как образование и местоположение, не забудьте включить несколько вопросов об их интересах, любимых книгах, фильмах или других интересных деталях.
Предварительная адаптация нового сотрудника - это также отличное время для сбора информации в социальных сетях.
Административная работа
Пусть ваши новые сотрудники получат толчок к бумажной работе, которая обычно перегружает первый рабочий день.
Попросите их заполнить как можно больше документов заранее, чтобы не тратить время на заполнение форм в день 1.
Попросите их прочитать и подписать необходимые контракты и NDA, представить документы, подтверждающие право на работу, а также заполнить налоговые формы и другие сведения о заработной плате. Защитите их конфиденциальную информацию во время этого процесса, используя безопасную службу подписания контрактов вместо электронной почты.
Регистрация учетной записи
Предварительная регистрация - идеальное время для сотрудников, чтобы подписаться на все инструменты, которые им понадобятся для выполнения своей работы. В частности, в удаленных офисах, как правило, имеется множество средств связи и обмена информацией, для каждого из которых требуются уникальные логины и пароли.
Составьте контрольный список основных учетных записей, для которых могут зарегистрироваться новые сотрудники. Создайте учетную запись электронной почты компании вашего нового сотрудника и предоставьте им доступ для регистрации нужных им учетных записей. Настройте их календарь и начните рассылать им приглашения на важные встречи первой недели.
Расписание первого дня
Ожидается беспокойство по поводу первого рабочего дня, поэтому сообщите новым сотрудникам, чего ожидать, предоставив маршрут их первого дня, недели или более.
Сообщите им, в какое время они должны прибыть в офис (или войти в систему), какое оборудование им нужно или какие документы они должны взять с собой. Если они будут приходить в физический офис, укажите маршруты, информацию о парковке, коды доступа к зданию или что-нибудь еще, что им может понадобиться знать, чтобы добраться до работы с комфортом.