Первые шаги на новом рабочем месте играют важную роль в создании взаимоотношений сотрудника с работодателем и доступа к работе и коллегам. Начало работы, адаптация и связанный с этим уход за новым сотрудником называется адаптацией. Это запланированный и управляемый процесс, который позволяет новым сотрудникам быстро ориентироваться на рабочем месте, интегрироваться в организацию и команду коллег.
Частью адаптации является ознакомление нового сотрудника с описанием должности и условиями работы, создание отношений с коллегами, начальством и всей организацией и формирование чувства принадлежности, ответственности и лояльности к работодателю.
Вместе с удовлетворением и мотивацией приходит желаемое выполнение работы. Если адаптация будет успешной, довольный и многообещающий сотрудник обогатит организацию.
Если процесс адаптации терпит неудачу, трудоустройство обычно прекращается в течение испытательного срока. Это разочаровывающий опыт для обеих сторон, а также значительные финансовые и временные потери для работодателей. Или последствия неудачного старта могут проявиться позже в снижении производительности труда и частом отсутствии работника.
На чем сосредоточиться, чтобы адаптация прошла успешно и с максимальным эффектом для обеих сторон?
Подготовка процесса адаптации
Фактически интеграция сотрудника в трудовой коллектив начинается до подписания трудового договора. Форма и ход процедуры отбора и все другие контакты с будущим работодателем и его представителями уже влияют на нового сотрудника.
Одним из ключевых моментов для создания первого впечатления кажется достойное и прозрачное действие со стороны работодателя, выявление всех неясностей и ознакомление с планом и целью адаптации, включая определение гаранта всего процесса.
Для облегчения ориентации и включения рекомендуется создать документ, описывающий процесс обучения сотрудника и его ознакомление с должностной инструкцией, сотрудниками и рабочим местом. Рекомендуется создать универсальный справочник компании или справочник со всей информацией о работодателе. Информационные технологии (интранет, электронное обучение) могут быть использованы до некоторой степени. Неотъемлемой частью входных документов должно быть подробное описание должностных инструкций, компетенций и обязанностей, а также письменное заявление о финансовой оценке.
Начало сотрудничества
Важным и, к сожалению, иногда игнорируемым моментом начала адаптации является введение сотрудника на рабочее место. Эту роль должен взять на себя руководитель высшего ранга, и он должен официально «передать» нового сотрудника своему непосредственному руководителю, представить его будущим коллегам, выразить свое доверие и пожелать ему / ей успехов. Это торжественный и важный момент, с которого начинается процесс ориентации, обучения и интеграции сотрудника.
В первые дни наступает время экскурсии по рабочему месту и помещению, в котором расположена организация. Кроме того, выполнить необходимые формальности в отделе кадров и заработной платы. Справочник компании используется для предоставления информации о внутренних стандартах компании, стратегии компании, культуре и дресс-коде, а также о льготах для сотрудников. Этот набор входных документов составляет основной информационный пакет. Далее следует ознакомление с правилами работы, социально-гигиеническими условиями (умывальники, гардероб, туалеты, питьевой режим и прохладительные напитки), а также обучение технике безопасности и противопожарной защите.
Сотруднику назначается работа и выдается оборудование, необходимое для выполнения работы (компьютер, стол, инструменты, средства защиты и т. д.). В случае обучения составляется индивидуальный план обучения и времени, и назначается инструктор или наставник для инструктирования и незаметного надзора за сотрудником. Нельзя пренебрегать и способностью наставника вдохновить нового человека на общее дело. На весь процесс адаптации назначается поручитель, чаще всего прямой руководитель, который координирует и контролирует выполнение плана адаптации.
Общая атмосфера в организации, корпоративная культура, а также практичная планировка и эстетика рабочего места также влияют на плавную интеграцию. Для успешной адаптации необходимо проявление уважения к новому сотруднику, дружеский прием со стороны коллег и начальства, а также необходимая информационная и психологическая поддержка. Конечно, открытость работодателя должна заключаться в том, чтобы отвечать на вопросы и принимать предложения работника, как по формулировке трудового договора, так и по плану и ходу адаптации и другим документам, содержащимся во вступительном пакете.
Адаптация и испытательный срок
После присоединения сотрудник переживает множество изменений и новых ситуаций, получает много информации, привыкает к новой среде, людям и правилам, адаптируется (адаптируется) в соответствии со своими способностями. Здесь важно предоставить ряд положительных стимулов и ободрения. Качество адаптации зависит не только от удовлетворенности сотрудников и быстрой ориентации на рабочем месте, но и от начала работы и достижения полной производительности труда.
Не позднее, чем через первый месяц, полезно подвести итоги того, как идет сотрудничество и как идут дела у нового человека. Может проводиться оценочное собеседование с поручителем и в то же время получение обратной связи коллег и начальника, если он или она сам не является поручителем. Целью является выявление наблюдений и прогресса, а также своевременное выявление возможных трудностей и опасений нового сотрудника и принятие необходимых мер для улучшения ситуации.
Необходимо учитывать, что новая работа представляет собой стресс, который может замедлить или иным образом ограничить человека. Это также поможет рассмотреть жизненную ситуацию (поездки на работу, жилье, финансы и семейная ситуация) и подумать о типе личности, который будет отражаться в управлении новой ситуацией и различных темпах адаптации. Трехмесячный испытательный срок дает возможность продемонстрировать свои способности более осмотрительным типам сотрудников, которым требуется больше времени для начала работы, или, наоборот, дает относительно достаточно времени для выявления человека, непригодного для своей работы, нечестного или ненадежного.
Собеседование с поручителем следует повторить через второй месяц работы. Желательно до окончания испытательного срока провести еще одну встречу и обсудить, как сотрудничество будет продолжаться (или закончится ли оно). Важно оценить, как были выполнены задачи адаптации, и поставить другие цели для развития и направления сотрудника, обсудить его вклад в будущее организации и укрепить его связь с работодателем. Следующее оценочное собеседование должно быть проведено через полгода работы и повторяться ежегодно.
Трехмесячный испытательный срок для большинства организаций совпадает с продолжительностью процесса адаптации. Однако в целом полная адаптация к новой работе занимает от шести месяцев до одного года, в зависимости от сложности профессии. Поэтому выгодно продолжить план адаптации даже после крайнего срока, например, в менее интенсивном режиме, адаптированном к потребностям работы и сотрудника.
Ищите все за всех
Процесс адаптации основан на качественном и продуманном планировании и хорошей организации. Человеческий фактор играет важную роль в этом процессе по нескольким направлениям. В организации участвует топ-менеджер, за которым последнее и решающее слово в выборе сотрудника и он первым вводит нового человека на рабочее место.
В таком случае непосредственный руководитель выступает в качестве поручителя или лица, ответственного за вводный курс или трудовую адаптацию. В то же время он действует как координатор всего процесса и помогает интегрироваться в команду и адаптироваться к отношениям на рабочем месте, и, таким образом, помогает социальной адаптации нового сотрудника.
Еще одним звеном в цепочке адаптации может быть сотрудник, отвечающий за надзор за обучением и приобретение необходимых знаний и навыков опытным коллегой, наставником или инструктором. Специалист по персоналу также играет роль, задача которого — участвовать в создании плана адаптации, а также помогать в адаптации к корпоративной среде и культуре и обеспечивать необходимое внешнее обучение сотрудников. Важной задачей человеческих ресурсов является обучение менеджеров управлению процессом адаптации. Другими важными людьми для успешной адаптации являются коллеги на рабочем месте, и, наконец, что не менее важно, важную роль играет новый сотрудник, которому эта помощь предназначена.
В результате это зависит главным образом от человеческих и профессиональных качеств вовлеченных людей, а также от их способности и желания помочь новому человеку в команде. Спланированная и продуманная программа адаптации очень важна для стабилизации сотрудника на новой должности.